INFORMATIVA CLIENTI E FORNITORI EX ART. 13 REG. UE 2016/679

Al fine di ottemperare a quanto richiesto dalla normativa in materia di privacy, I.Me.F. S.r.l., in qualità di Titolare del trattamento dei dati, ai sensi del Reg. CE 679/2016 (Regolamento Generale per la Protezione dei dati o GDPR), desidera informarVi che, in relazione al rapporto di fornitura in essere, la società è in possesso di dati personali riferibili alla Vostra organizzazione.
Tali dati, o quelli che Vi potranno essere richiesti in futuro, sono necessari e saranno utilizzati per le finalità e con le modalità di seguito esposte.

1. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati, già acquisiti nell’ambito del rapporto di fornitura o che Vi potranno essere richiesti in futuro, sono trattati in relazione alle esigenze contrattuali e per l’adempimento degli obblighi legali e amministrativi che ne derivano e precisamente:
– Soddisfare esigenze precontrattuali (es. elaborazione di offerte o ordini, ecc.);
– Adempiere a obblighi contrattuali e legali (es. formalità fiscali, gestione amministrativa e contabile, ecc.);
– Gestire le ordinarie attività operative interne alla società;
– Assolvere agli obblighi derivanti dal Sistema di Gestione interno o dai requisiti dei clienti.

2. TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI
I dati personali possono riguardare direttamente la Vostra persona, in caso di persona fisica (es. libero professionista o ditta individuale), oppure possono essere riferiti a persone che rappresentano, appartengono o sono comunque legate a qualsiasi titolo alla vostra organizzazione, in caso di società o altre entità pubbliche o private.
Nell’ambito dei trattamenti descritti, è necessaria la conoscenza e la memorizzazione dei seguenti dati:
In caso si persone fisiche:
– Dati generali e anagrafici;
– Recapiti email e telefonici;
– Altri dati necessari alla gestione del rapporto (es. partita iva, estremi dei conti correnti, ecc.).
In caso di società o altre entità pubbliche o private:
– Dati generali e anagrafici (es. nome e cognome);
– Recapiti email e telefonici;
– Altri dati necessari alla gestione del rapporto (es. sede di lavoro, ecc.).
Non è previsto il trattamento di categorie particolari di dati.

3. MODALITÀ DI TRATTAMENTO
I dati saranno trattati con il supporto di mezzi cartacei, informatici o telematici.
I dati saranno conservati presso la sede della società, in archivi cartacei e informatici con limitazione di accessi, e saranno trattati esclusivamente dai soggetti competenti per l’espletamento di servizi necessari alle finalità precedentemente indicate.
Il trattamento è garantito da adeguate misure tecniche e organizzative di sicurezza, quali, a titolo esemplificativo, archivi elettronici presidiati da credenziali di autenticazione, accesso riservato ai soli profili autorizzati e periodicamente aggiornati, firewall, antivirus, antispam, sistemi di back-up e ripristino dei dati in caso di incidenti.
I dati personali non sono soggetti a diffusione o a comunicazione all’esterno.

4. COMUNICAZIONE DEI DATI E CATEGORIE DI DESTINATARI
Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, i dati potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità sopra specificate, alle seguenti categorie di destinatari esterni alla società, ciascuno in funzione degli specifici ruoli ricoperti:
– Enti pubblici (es. Agenzia delle Entrate);
– Società di assicurazioni;
– Banche o istituti di credito;
– Società di revisione contabile;
– Professionisti e studi professionali (avvocati, dottori commercialisti, consulenti informatici e altri consulenti, sindaci, ecc.);
– Membri dell’organismo di vigilanza di cui al d.lgs. 231/2001 (ove esistente);
– Soggetti che forniscono servizi di manutenzione e/o assistenza informatica in relazione ai ns. sistemi e database e servizi IT;
– Altri fornitori (nel caso di dati dei clienti) o clienti (nel caso di dati di fornitori);
– Società di recupero crediti;
– Organizzazioni imprenditoriali cui aderisce la società.
Analogamente, i dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di incaricati interni, ciascuno in funzione degli specifici ruoli ricoperti:
– Direzione;
– Personale dell’ufficio Amministrativo;
– Personale dell’ufficio Acquisti;
– Personale dell’Ufficio Tecnico;
– Personale della funzione Qualità.
Il Titolare ha nominato per iscritto e dotato di specifiche istruzioni per il trattamento il personale interno (persone autorizzate) o esterno (responsabili esterni) autorizzato al trattamento dei dati, salvo nel caso in cui assuma la veste di titolare autonomo del trattamento.

5. BASE GIURIDICA
Il trattamento è necessario per l’esecuzione di:
– Contratti o di misure precontrattuali di cui la Vostra organizzazione è parte;
– Obblighi legali.
Il conferimento dei dati è quindi obbligatorio per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per la società di dare esecuzione al contratto o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti connessi al rapporto di fornitura.
In ogni caso è un legittimo interesse poter trattare i dati al fine di gestire in modo efficacie ed efficiente il rapporto con i propri clienti e fornitori e di gestire i relativi processi organizzativi interni ed esterni.

6. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Gli “interessati”, potranno far valere i propri diritti come espressi dagli artt. 15 – “Diritto di accesso dell’interessato”, 16 – “Diritto di rettifica”, 17 – “Diritto alla cancellazione”, 18 – “Diritto di limitazione al trattamento”, 20 – “Diritto alla portabilità dei dati” del Regolamento UE 2016/679, nei limiti ed alle condizioni previste dall’art. 12 del Regolamento stesso.

7. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento è I.Me.F. con sede legale in San Mauro a Signa (FI) 50058, via dei Bassi 36 e P.IVA 01520390483, in persona del suo legale rappresentante.

8. PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati predetti saranno conservati anche dopo la cessazione del rapporto di fornitura, per il tempo necessario all’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti legali e non, connessi o derivanti dalla conclusione del rapporto di lavoro stesso.
In caso di contenzioso, i dati saranno trattati per il tempo necessario a esercitare la tutela dei diritti della società.

9. SISTEMI DI VIDEOSORVEGLIANZA
La società utilizza un sistema di videosorveglianza degli accessi, al solo fine di garantire la sicurezza e il patrimonio aziendale e prevenire atti illeciti.
Le immagini riprese dalle telecamere sono conservate per un periodo di 24 ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura degli uffici, nonché nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’Autorità Giudiziaria o di Polizia Giudiziaria, dopodiché le immagini si sovrapporranno alle precedenti, cancellandole.
Le immagini sono consultabili solo dal personale incaricato o dall’Autorità Giudiziaria o di Polizia.

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